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  • Diario Digital | sábado, 25 de junio de 2022
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PARA TRANSPARENTAR DIPLOMAS Y TÍTULOS

UMSS apuesta por digitalización de documentos y un sistema renovado

La Unidad de Archivos inició con el resguardo digital de la documentación de los profesionales en un nuevo sistema. Después se trabajará con datos de los docentes y administrativos.
Escaneo de los documentos para que ingresen al nuevo sistema.            Karen Carrillo Florero
Escaneo de los documentos para que ingresen al nuevo sistema. Karen Carrillo Florero
UMSS apuesta por digitalización de documentos y un sistema renovado

La Universidad Mayor de San Simón (UMSS) apuesta por la digitalización de décadas de documentación. Hasta la fecha, de tan solo 10 años de revisión y trabajo de escaneo de títulos, diplomas y resoluciones, entre otros, la Unidad de Archivos digitalizó 231.828 documentos: 201.611 corresponden a diplomas, títulos, certificados supletorios, reválidas, certificados académicos, títulos de postgrado y diplomas y 30.217 a resoluciones emitidas por esta casa superior de estudios. 

“El sistema ya está en marcha y se está trabajando sobre la documentación de los profesionales que salen de la universidad”, explicó la jefa de la Unidad de Archivos, Lucy Argote, a tiempo de destacar la facilidad y rapidez con la que este nuevo sistema permite acceder a la información. 

Anteriormente, la UMSS contaba con una base de datos denominada File Maker que carecía de los datos completos que ahora ofrece este nuevo sistema en el que se registran todos los diplomas y antecedentes de cada documento en digital (certificado de nacimiento, título de bachiller, carnet de identidad, entre otros) de cada persona. 

“En este nuevo sistema todo es con permisos, nadie puede ingresar así no más. Igual se puede identificar si alguien ha cometido un error porque se guarda en la bitácora. Si alguien ha eliminado algo, igual podemos saberlo”, explicó el responsable informático de la Unidad de Archivos, Jerson Quispe.

Argote resaltó que este nuevo sistema permite tener acceso a la información de manera inmediata, rápida y precisa de cada persona a quien la UMSS emitió su título. Así como de las resoluciones que se definieron en esta casa superior de estudios.

Explicó que uno de los siguientes pasos, será registrar los datos personales y académicos de los docentes y del plantel administrativo. ¿Qué quiere decir esto? Que se podrá tener en digital el acceso a todos los diplomas y títulos que los catedráticos adquirieron a lo largo de su formación profesional. Además, se tendrá un detalle de su titularidad. 

“La universidad a futuro tiene la visión de poner en internet toda la información, pero de momento todo es interno”, concluyó Argote. 

HISTORIA  El Archivo Central de la UMSS fue creado el 25 de marzo de 1955. Los cambios y mejoras que se generaron al interior, se dividen en cuatro etapas. La primera, de 1955 a 1995, se caracteriza porque la información era archivada en tomos y más o menos ordenada de acuerdo a un Plan de Archivos diseñado en la época.

El segundo periodo de 1995 a 1998, dada la importancia que se le da, se introduce la computación a la unidad y se empieza la codificación de los archivos en el software File Maker. El 40% de la documentación es depurada, seleccionada, codificada y archivada. Se empastan mil tomos.

La tercera etapa de 2000 a 2008, mediante una Resolución Rectoral, “se otorga al Archivo Central la potestad de ser la única unidad autorizada para comparar y verificar la autenticidad de documentos resguardados”.

El cuarto periodo de 2009 al presente se aprovecha el uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicación para que no se ponga en riesgo el material documental original y se obtenga el máximo rendimiento en su recuperación en forma rápida, oportuna y eficaz.

DOCUMENTOS  La UMSS resguarda el primer tomo con títulos de bachilleres que data del año 1934. Asimismo, en el interior de la Unidad de Archivos existen reliquias como resoluciones y determinaciones adoptadas de Consejos Universitarios que corresponden al año 1834, por ejemplo. 

La jefa de la Unidad de Archivos, Lucy Argote, muestra el código QR en documento.       Karen Carrillo Florero
La jefa de la Unidad de Archivos, Lucy Argote, muestra el código QR en documento. Karen Carrillo Florero

Unidad de Archivos: 67 años entre necesidades, reliquias y trabajo

A 67 años de la creación de la Unidad de Archivos de la UMSS, son varias las mejoras, pero también muchas las necesidades para optimizar el resguardo de los documentos de cientos de miles de estudiantes que pasaron por las aulas de esta casa superior de estudios.

Si bien los ambientes son más amplios que en años pasados cuando los trabajadores debían “convivir” con la documentación; no es suficiente. A medida que pasan los años, el requerimiento de espacio es mayor para poder acomodar la nueva documentación en físico así como el equipamiento.

Actualmente, existen alrededor de tres ambientes grandes donde se guardan los documentos, pero hace falta que estos espacios tengan un sistema de refrigeración para evitar su deterioro y que se implemente una mejor iluminación.

Otra de sus principales necesidades es el recurso que, hoy por hoy, es subsanado con 19 becarios IDH que trabajan en turnos mañana y tarde haciendo el escaneo de los títulos antiguos y los actuales para que ingresen al nuevo sistema.

Personal de la Unidad indicó que también es imprescindible implementar un Manual del Uso del Ambiente donde están los documentos. Hay la idea, incluso, de regular el ingreso a este espacio con huella digital o reconocimiento facial.