Los ciudadanos tienen la posibilidad de, con el código de hoja de ruta que le asignen, utilizar un equipo digital instalado en la Alcaldía de Cochabamba y ahí verificar en que instancias se encuentra su trámite, sin necesidad de preguntar, una por una, en secretarías, jefaturas y otras instancias municipales.

Desde días recientes, el equipo está al ingreso de la Alcaldía en la plaza 14 de Septiembre.

Por otro lado, en la Secretaría General, los documentos ya fueron digitalizados desde mayo de 2021.

Antes, en la Alcaldía, había tres ventanillas, una para trámites sobre decretos y resoluciones, otra para Secretaría General y una tercera para el Concejo Municipal, ahora existe una sola y el personal es reubicado. Además, se instaló un dispositivo para conocer el avance del trámite.

El secretario General de la Alcaldía, Henry Rico, explicó que, sin necesidad de aproximarse, a la ventanilla de trámites, con el código de la hoja de ruta asignada al inicio del trámite, se podrá hacer seguimiento.

Además, Rico manifestó que entre el 15 y 20 de septiembre se habilitará el mismo servicio para que los usuarios pyedan ver en su computadora o celular el mismo trámite, con el mismo código.

“ Ya no va a pasar el venir averiguar, de aquí ir a otro departamento porque ahí está su trámite; pero ya no está ahí y tiene que ir a la Colón. Era un ir y venir”.

La autoridad explicó que esto no significa que determinados trámites sean presentados de manera directa en determinadas secretarías y direcciones.

“Pero, adicionalmente, esto de la digitalización de todos los trámites que son presentados, en esta oficina central de trámites van a tener acceso”.

Por otro lado, la documentación que llega a la Secretaría General de la Alcaldía cochabambina ya está digitalizada. A esta instancia llegan solicitudes de las organizaciones territoriales de base (OTB), solicitudes de diferentes niveles de Gobierno, Control Social y todo lo relacionado con el funcionamiento técnico administrativo de la Municipalidad.

“La documentación que firma el Alcalde, el Secretario General, las comunicaciones internas están digitalizadas. Eso permite que esa correspondencia y las resoluciones que firme el Alcalde cuenten ya con un código QR para ver dónde nació la nota, quién elaboró el proyecto de reglamento, quién aprobó”.

Si el documento no se encuentra donde se busca o está en otras instancias, es posible, a través de código QR, imprimirlo del repositorio.

Rico adelantó que en enero de 2023comenzaráb a digitalizar los documentos de mayo de 2021 hacia atrás, hasta 2019, para contar con un archivo.

“Ingresa tal cantidad de trámites a la Alcaldía que es necesario hacer eso para no estar buscando los archivos entre miles de papeles”.

Detalló que entre enero y agosto de este 2022 ingresaron unos 7 mil trámites a la Alcaldía; es decir, mil por día.

“Y en correspondencia que firma el Alcalde estamos en más o menos 2.500 notas”.

Por otro lado, entre los cambios implementados en la Alcaldía está la estandarización de sellos en secretarías, jefaturas, direcciones y departamentos, con el escudo de armas y el nombre del Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba. En este sentido, también consideran un color de tinta diferente para cada nivel.

Estos detalles cuentan con un registro en la Unidad de Tecnologías de la Información “para que no se adultere”.