Una infraestructura de 20 por 20 metros aproximadamente guarda toda la memoria histórica de la Universidad Mayor de San Simón (UMSS) desde 1832, año de creación de la institución.
En 9.800 tomos cada uno de 500 hojas y con 5 kilos de peso están archivados los títulos de los profesionales de la Superior Casa de Estudios pública de Cochabamba.
Además de los certificados de pregrado y postgrado, también se custodia los diplomas académicos y títulos de bachiller hasta el 2010

Resoluciones rectorales, vicerrectorales, de Secretaría General y toda la normativa universitaria también son resguardados por esta instancia que a pesar de haber sido fundada en 1955, guarda datos desde el inicio de actividades de la universidad pública.
Entre los documentos más antiguos están precisamente las resoluciones rectorales que eran redactadas con tinta y pluma en hojas sábana, y que se han convertido en todo un patrimonio histórico de la UMSS.
Las más antiguas datan del año 1832. Esos documentos tienen un manejo especial para que la información no sea borrada. Aunque están empastados casi no son tocados para evitar su deterioro.
Esta sección también guarda los títulos de bachiller que se otorgaron a todos los jóvenes que asistieron a la Guerra del Chaco (1932-1935) y que no contaban con el documento.  
Los primeros diplomas académicos fueron otorgados a las matronas que atendían partos donde ahora es el colegio Nacional Sucre. La jefa del Archivo Histórico de la UMSS, Lucy Argote, dijo que las mujeres tenían la preparación de parte de un médico y por eso se les otorgó el título.
Entre los notables que guardan su certificado profesional como abogados están el fundador del Partido de Izquierda Revolucionaria (PIR) José Antonio Arze, del expresidente de Bolivia Eduardo Rodríguez Veltzé, y el exministro de Gobierno Saúl Lara, entre otros.  
HACINAMIENTO En el Archivo, que es considerado un patrimonio de la UMSS, el espacio se ha convertido también en un tesoro. En diez pasillos, los tomos están uno al lado de otro y algunos apilados en el piso a la espera de un estante para poder ser acomodados. Entre los armazones apenas se puede caminar, hay unos 50 centímetros entre uno y otro mueble donde se guarda la información.
Pese a la incomodidad en que trabaja el personal de esta unidad, todo está ordenado y encontrar un documento no tarda más de cinco a diez minutos, pero para hacerlo se deben tomar ciertos recaudos.
No es raro ver a los funcionarios con guantes y barbijo para realizar la tarea de búsqueda y acomodo de la documentación. El polvo y los ácaros que hay en las páginas de los tomos más antiguos han hecho que el personal tome estas previsiones. Algunas personas han tenido reacciones alérgicas en la piel y asma debido a la toxicidad del ambiente.
La responsable del Archivo Histórico de la UMSS reconoce el hacinamiento en el que conviven.
La funcionaria, que se hizo cargo de la unidad desde 1998, cuenta que la infraestructura que tenía en esa época era mucho más pequeña y no ocupaba ni siquiera un espacio de 10 por 10 metros.
“Desde el año 2000 que estoy pidiendo un mejor ambiente, pero es difícil conseguirlo”.
Comenta que ningún documento o papel puede ser trasladado a otra unidad o desechado por más antiguo que sea.
Por falta de espacio tampoco se puede acoger la documentación de las facultades y direcciones de carrera.
MEDIDAS DE SEGURIDAD La importante información que custodia la UMSS está bajo la responsabilidad de 10 funcionarios, de los cuales solamente dos tienen las llaves de acceso a la unidad en casos de emergencia.
Aunque no se ha sufrido ningún siniestro desde su creación se cuenta con detectores de humo para actuar de manera inmediata en caso de un posible incendio.

Solicitud de los originales

El título de bachiller es una de las documentaciones más importantes que la Universidad Mayor de San Simón (UMSS) resguarda.
Cada archivo personal de los estudiantes que obtienen este documento tiene un certificado de nacimiento original, fotocopias de carnet y notas de la colegiatura, información que en cualquier momento puede ser solicitada por el el titular interesado para algún trámite.
La jefa de Archivos de la UMSS, Lucy Argote, dijo que en muchos casos este archivo ha resuelto problemas de pérdida de estos documentos y las copias pueden ser solicitadas a través de un requerimiento personal y mediante carta.
“Cada persona es dueña de su archivo y puede solicitar sus archivos cuando necesite”, dijo.
HASTA 2010 La UMSS guarda información de los bachilleres que egresaron hasta el 2010. A partir del 2011 los bachilleres deben hacer trámites en la Dirección Departamental de Educación.
Lo mismo sucede con la documentación de títulos de pregrado y postgrado, si se requieren copias estas pueden ser facilitadas.

Digitalización de documentos permitirá que todos tengan acceso a través de internet

Hasta hace cuatro años la valiosa documentación que guarda la sección de Archivos de la Universidad Mayor de San Simón (UMSS) solamente estaba en papel.
Para evitar una pérdida de la información y facilitar el proceso de búsqueda de la misma, se incorporó a dos ingenieros de sistemas.
Ambos son encargados de realizar el escaneado y digitalización en la nueva Sección de Archivos Digitales.
A la fecha, se han digitalizado todas las resoluciones de la Superior Casa de Estudios desde 1832

Este año también se inició con el escaneado de los títulos de bachiller.
Se comenzó con el año 2006 y ya se tiene información digital hasta el 2010.
“Estamos empezando por los últimos años y agrupando la información por décadas”, dice Guido Alcón, encargado de la unidad. 
Según la responsable de Archivos de la UMSS, Lucy Argote, la digitalización permitirá el acceso de información de la documentación dentro y fuera de la universidad e incluso en el exterior, si es posible desde el próximo año.
Si un profesional fue titulado de la UMSS podrá acceder al documento mediante la página de internet.
Esto también facilitará a las empresas tener información fidedigna de los profesionales antes de contratarlos

“Por ejemplo, si una empresa necesita un economista, podrá verificar si este fue titulado de la institución”.
INTRANET La información digitalizada ya está siendo usada a través de la red de intranet (red interna) de la universidad.
El Rectorado y algunas direcciones ya tienen acceso a esta información desde hace más de un año.

Varios títulos falsos fueron llevados fuera del país

Entre las funciones del Archivo Histórico de la UMSS está la verificación de la autenticidad de los documentos de los profesionales.
Toda institución que requiera verificar el título de un profesional que se graduó de la Superior Casa de Estudios lo puede hacer a través de una solicitud formal.
La jefa de Archivos de la UMSS, Lucy Argote, señala que mediante esta verificación se comprobó la existencia de varios títulos falsos que fueron llevados fuera del país, en su mayoría a Brasil. En estos casos se trataba de jóvenes que querían buscar trabajo como médicos, pero no tenían el título original. 
Cuando un profesional sale al extranjero existen instituciones encargadas de cruzar información para asegurarse que los documentos que presenta un solicitante de una visa o una beca, entre otros, sea verdadera.
La Embajada de España en Bolivia, por ejemplo solicita está información a través de currier, mientras que la Embajada de Estados Unidos lo hace mediante correo electrónico, teléfono o fax.
Otros países como Argentina son más estrictos porque además de solicitar información del título, piden el récord de notas de colegio de los interesados en ingresar a una especialidad en ese país.
“Hay países que se aseguran con todo y se encargan de cruzar la información antes de otorgar cualquier beneficio a un extranjero”.
Este trabajo ha permitido que se identifiquen varios títulos “chutos” que, según Argote, contenían firmas falsas y sellos de autoridades tanto de la UMSS como del Ministerio de Educación.
Pide a la gente no prestarse a este tipo de actos irregulares. Asegura que de cualquier forma el país donde tratarán de ejercer una profesión o terminar de estudiar, descubrirá la falsedad del documento.